Adjointe Administrative / Administrative Assistant

Adjoint(e) administratif(ve)

Dorval - Présentiel

Vous aimeriez joindre une entreprise en pleine croissance, reconnue mondialement, avec une mission positive?

Alors Smardt est l’endroit idéal pour vous!

Nous sommes le chef de file mondial dans la fabrication de refroidisseurs centrifuges sans huile, avec des opérations en Australie, au Canada, aux États-Unis, en Allemagne et en Chine. Nos machines révolutionnaires à haute efficacité énergétique soutiennent une croissance rapide sur les marchés clés. À l’avant-garde de l’innovation, Smardt Amérique du Nord accélère le développement de produits qui offrent d’importantes économies d’énergie à nos clients.

Nous sommes présentement à la recherche d’un(e) Adjoint(e) administratif(ve) motivé(e) à soutenir nos équipes, à assurer le bon déroulement de nos activités et à offrir un service de qualité supérieure à nos clients.

Principales responsabilités

- Préparer et traiter les bons de commande, factures et bons d’achat

- Développer et maintenir des formulaires et outils Excel

- Effectuer la mise à jour de l’inventaire

- Répondre rapidement aux demandes des clients par courriel et téléphone

- Effectuer le suivi hebdomadaire avec les fournisseurs et clients

- Contribuer à la satisfaction de la clientèle en offrant un service rapide et professionnel

- Soutenir les tâches liées à la qualité et aux garanties (p. ex. : RMA)

- Collaborer avec la clientèle du marché nord-américain

- Effectuer toute autre tâche connexe confiée par le superviseur

Compétences et qualifications

- Bilinguisme obligatoire – anglais et français ou espagnol (oral et écrit)

- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook; 365 est un atout)

- Expérience avec un système ERP (Microsoft Navision, un atout)

- Expérience avec des outils de gestion de projets (Monday.com, Jira ou équivalent)

- Expérience avec des systèmes de billetterie / support client (Freshdesk ou équivalent)

- Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités

- Orientation client et excellentes aptitudes en communication

Ce que nous offrons

- Salaire compétitif

- Une équipe dynamique dans une entreprise en forte croissance

- Assurance médicale et dentaire payée à 100 % par l’employeur

- REER avec contribution de l’employeur jusqu’à 6 %

- Formation continue et développement professionnel

- Événements d’entreprise et culture collaborative

Énoncé sur l’égalité en emploi

Smardt est un employeur souscrivant au principe de l’égalité en emploi, engagé à promouvoir un milieu de travail inclusif et diversifié où chaque individu est traité avec dignité et respect. Nous ne faisons aucune discrimination fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe (y compris la grossesse, l’orientation sexuelle et l’identité de genre), l’origine nationale, l’âge, le handicap, l’information génétique, le statut de vétéran, l’état civil ou toute autre caractéristique protégée par les lois applicables.

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Administrative Assistant

Dorval, In-person

Would you like to join a global, growing company with a positive mission?

Then Smardt is the right place for you!

We are the leading manufacturer of oil-free centrifugal chillers with operations across Australia, Canada, USA, Germany, and China. Our revolutionary high-efficiency machines are driving rapid growth in key world markets. At the cutting edge of innovation, Smardt North America is accelerating product development to deliver substantial energy savings for our customers.

We are currently seeking an Administrative Assistant who is excited about supporting our teams, ensuring smooth operations, and delivering outstanding service to our customers.

Main Responsibilities

- Prepare and process sales orders, invoices, and purchase orders

- Develop and maintain forms and Excel trackers

- Support inventory updates

- Respond promptly to customer inquiries via email and phone

- Manage weekly vendor and customer follow-ups

- Contribute to customer satisfaction by ensuring quick, professional responses

- Provide support with quality and warranty tasks (e.g., RMAs)

- Liaise with customers across the North American market

- Perform other related tasks as assigned by your supervisor

Core Competencies & Skills

- Bilingual – English and French or Spanish (reading & writing)

- Strong proficiency in Microsoft Office Suite (Excel, Word, Outlook; 365 is an asset)

- Experience with ERP systems (Microsoft Navision an asset)

- Experience with project management tools (e.g., Monday.com, Jira, or similar)

- Experience with help desk systems (Freshdesk or similar)

- Strong organizational skills and ability to manage multiple priorities

- Customer-focused with excellent communication skills

What We Offer

- Competitive salary

- A dynamic team within a high-growth company

- 100% employer-paid medical and dental coverage

- RRSP with employer contributions up to 6%

- Ongoing training and professional development

- Company events and a supportive, collaborative culture

Equal Employment Opportunity Statement

Smardt is an equal opportunity employer committed to fostering an inclusive and diverse workplace where all individuals are treated with dignity and respect. We do not discriminate based on race, color, religion, sex (including pregnancy, sexual orientation, and gender identity), national origin, age, disability, genetic information, veteran status, marital status, or any other characteristic protected by applicable law.