Administrateur(trice) de projet / Project Administrator

English version follows

Administrateur(trice) de projet

- Assurez-vous d’apporter un soutien administratif et exécutif à l’équipe dirigeante du projet Galaxy, en préservant la confidentialité et en favorisant une communication professionnelle.

- Coordonnez la planification, les déplacements et gérez efficacement les demandes de service, les rapports et les projets spéciaux.

- Dirigez et supervisez les normes et pratiques administratives, soutenant les opérations commerciales et guidant les autres membres du personnel administratif.

- Poste permanent basé à Montréal, QC. Aucun service de relocalisation internationale ne sera offert.

Au sujet du poste

Trouver de meilleures façons™ de fournir les matériaux dont le monde a besoin.

Nous recherchons un(e) Administrateur(trice) de projet pour offrir un soutien administratif et exécutif complet à la haute direction. Dans ce rôle essentiel, vous veillerez au bon fonctionnement des activités de l’entreprise, superviserez les normes et pratiques administratives, et guiderez le personnel administratif. Le ou la candidat(e) idéal(e) fera preuve de professionnalisme, de discrétion et de solides compétences organisationnelles tout en gérant les activités quotidiennes, les demandes de service et les projets spéciaux.

Relevant du Gestionnaire, Lithium, et travaillant au sein d’une communauté collaborative, dans un environnement stimulant et exigeant, au sein de SD&T, vous aurez à

- Fournir un soutien administratif et exécutif complet à l’équipe de direction du projet Galaxy, en assurant la confidentialité et le professionnalisme dans toutes les communications.

- Coordonner et gérer la planification des réunions, les déplacements et le suivi des dépenses pour les cadres et membres de l’équipe de direction.

- Filtrer et diriger les appels entrants, les visiteurs, le courrier et les courriels, en maintenant un flux d’information organisé et en priorisant les demandes clés.

- Superviser et maintenir les dossiers, registres, calendriers et agendas afin de soutenir l’efficacité des opérations commerciales.

- Diriger ou participer à l’élaboration, à la mise en œuvre et au suivi des normes, politiques et pratiques administratives de l’organisation.

- Préparer, gérer et produire des rapports mensuels complexes, des tableaux de bord et des analyses de coûts, en appui aux projets fonctionnels et spéciaux selon les besoins.

Votre contribution

- Engagement envers votre sécurité et celle de votre équipe.

- Fait preuve d’un haut niveau de professionnalisme, de confidentialité et de discrétion dans la gestion des informations sensibles.

- Assure un soutien administratif et de secrétariat complet, garantissant le bon déroulement des opérations quotidiennes et une assistance exécutive efficace.

- Dirige ou participe à l’élaboration, la mise en œuvre et la supervision des normes, politiques et meilleures pratiques administratives de l’organisation.

- La maitrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit est exigée. Rio Tinto est une entreprise mondiale et les fonctions de ce poste pourraient nécessiter une collaboration quotidienne avec des collègues, des équipes ou des partenaires basés à l’extérieur du Québec.

Ce que nous offrons

- Environnement de travail au sein duquel la sécurité est toujours la priorité absolue

- Occasions de développement de carrière et aide à la formation pour réaliser vos aspirations sur le plan technique et du leadership

- Salaire de base concurrentiel établi en fonction de vos compétences et de votre expérience, et programme incitatif annuel

- Accès en tout temps à des programmes de santé/médicaux favorables à la famille, et à des régimes de retraite et d’épargne

- Régime d’actionnariat intéressant

- Congés pour divers motifs (vacances/annuels, congé parental payé, congés de maladie)

- Rabais pour les employés

Emplacement du poste

Un bureau moderne situé au centre-ville de Montréal offrant une vue panoramique sur le Vieux-Port et le Mont Royal, un espace de travail soigneusement conçu qui comprend des zones collaboratives et des espaces privés, un jardin sur le toit et une cour qui se transforme en bassin réfléchissant en été et en patinoire en hiver.

Des repas du midi subventionnés tous les jours, un accès illimité à du café et à une large sélection de thés, ainsi que des fruits frais disponibles chaque semaine à chaque étage.

Un éventail de commodités sur place, notamment un centre médical, des services de massage, une garderie pour les enfants des employé(e)s et des équipements axés sur le bien-être, tels que des cours de conditionnement physique gratuits, une salle de méditation et des événements culturels tout au long de l’année qui favorisent un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée.

#FR

Project Administrator

- Delivers comprehensive administrative and executive support to the Galaxy project leadership team, ensuring confidentiality and professional communication.

- Coordinates scheduling, travel arrangements, and manages service requests, reporting, and special projects efficiently.

- Leads or oversees administrative standards and practices, supporting business operations and guiding other administrative staff.

- Permanent role based in Montreal, QC. No international relocation services will be provided.

About The Role

Finding better ways™ to provide the materials the world needs.

We are looking for a Project Administrator to provide comprehensive administrative and executive support for senior leadership. In this vital role, you will ensure the smooth operation of business functions, oversee administrative standards and practices, and guide other administrative staff. The ideal candidate will demonstrate professionalism, confidentiality, and strong organizational skills while managing day-to-day activities, service requests, and special projects.

Reporting to the Manager, Lithium and working in a collaborative community, a challenging and exciting environment, within SD&T, you will

- Provide comprehensive administrative and executive support to the Galaxy project leadership team, ensuring confidentiality and professionalism in all communications.

- Coordinate and manage the scheduling of meetings, travel arrangements, and expense tracking for executives and leadership team members.

- Screen and direct incoming calls, visitors, mail, and emails, maintaining an organized flow of information and prioritizing key requests.

- Oversee and maintain files, records, calendars, and diaries to support efficient business operations.

- Lead or participate in the development, implementation, and oversight of administrative standards, policies, and practices for the organization.

- Prepare, manage, and deliver complex monthly reports, dashboards, and cost analyses, supporting both functional and special projects as needed.

What You’ll Bring

- A commitment to the safety of yourself and your team

- Demonstrates a high level of professionalism, confidentiality, and discretion and handling sensitive information.

- Provides comprehensive administrative and secretarial support, ensuring smooth day-to-day operations and effective executive assistance.

- Leads or participates in the development, implementation, and oversight of administrative standards, policies, and best practices for the organization.

- Fluency in French and English, both written and spoken. Rio Tinto is a global company, and the duties of this position may require collaboration with colleagues, teams, or partners based outside Quebec.

What We Offer

Be recognized for your contribution, your thinking and your hard work, and go home knowing you’ve helped the world progress.

- A work environment where safety is always the number one priority

- Career development & education assistance to further your technical or leadership ambitions

- A competitive base salary reflective of your skills and experience with annual incentive program

- Ongoing access to family-friendly health and medical programs, pension and savings plans

- Attractive share ownership plan

- Leave for all of life’s reasons (vacation/annual, paid parental, sick leave)

- Exclusive employee discounts

Where you’ll be working

A modern downtown Montreal office with panoramic views of the Old Port and Mount Royal, a thoughtfully designed workspace that includes collaborative areas and private booths, a rooftop garden, and a courtyard that becomes a reflecting pool in summer and a skating rink in winter.

Daily subsidized lunches, all-day access to free coffee and a wide selection of teas, and fresh fruit available weekly on every floor.

On-site amenities include a medical center, massage services, daycare for employees’ children, and wellness-focused features such as free fitness classes, a meditation room, and year-round cultural events that promote a healthy work-life balance.

About Rio Tinto

Rio Tinto is a leading global mining and materials company. We operate in 35 countries where we produce iron ore, copper, aluminium, critical minerals, and other materials needed for the global energy transition and for people, communities, and nations to thrive.

We have been mining for 150 years and operate with knowledge built up across generations and continents. Our purpose is finding better ways to provide the materials the world needs – striving for innovation and continuous improvement to produce materials with low emissions and to the right environmental, social and governance standards. But we can’t do it on our own, so we’re focused on creating partnerships to solve problems, create win-win situations and meet opportunities.

Respect and Inclusion

At Rio Tinto, we particularly welcome and encourage applications from Indigenous Peoples, women, the LGBTQIA2 community, mature workers, people with disabilities and people from different cultural backgrounds.

We are committed to an inclusive environment where people feel comfortable to be themselves. We want our people to feel that all voices are heard, all cultures respected and that a variety of perspectives are not only welcome – they are essential to our success. We treat each other fairly and with dignity regardless of race, gender, nationality, ethnic origin, religion, age, sexual orientation or anything else that makes us different.

À propos de Rio Tinto

Rio Tinto est un chef de file mondial du secteur des sociétés minières et des matériaux. Nous sommes établis dans 35 pays où nous produisons du minerai de fer, du cuivre, de l’aluminium, des minéraux critiques et d’autres matériaux nécessaires à la transition énergétique mondiale et à la prospérité des personnes, des communautés et des nations.

Nous exerçons nos activités depuis 150 ans, en nous appuyant sur les connaissances accumulées au fil des générations et sur les différents continents. Notre mission – trouver de meilleures façons de fournir les matériaux dont le monde a besoin – nous guide dans notre quête d’innovation et d’amélioration continue, dans le but de fabriquer des produits à faibles émissions et répondant aux bonnes normes environnementales, sociales et de gouvernance. Mais comme nous ne pouvons pas y arriver seuls, nous nous attachons à créer des partenariats nous permettant de résoudre des problèmes, de créer des situations mutuellement avantageuses et de saisir des occasions.

Respect and Inclusion Chez Rio Tinto, nous accueillons favorablement et encourageons les candidatures d’Autochtones, de femmes, de membres de la communauté LGBTQ2S+, de travailleurs âgés, de personnes handicapées et de représentants d’origines diverses.

Nous sommes déterminés à créer un milieu inclusif où les employés se sentent à l’aise d’être eux-mêmes. Nous souhaitons de plus que chacun ait l’impression que sa voix compte, que toutes les cultures sont respectées et que les points de vue, aussi variés soient-ils, sont non seulement bienvenus, mais également essentiels à notre succès. Nous nous traitons mutuellement avec équité et dignité, sans égard à la race, au genre, à la nationalité, à l’origine ethnique, à la religion, à l’âge, à l’orientation sexuelle ou à tout autre aspect distinctif.