Adjoint·e exécutif·ve - Services régionaux et réception

Comptant plus de 500 employés, Eldorado Gold Québec est à la recherche de gens passionnés, dynamiques et engagés qui auront la chance de se développer dans une organisation en pleine croissance. Avec sa durée de vie de 8 ans, la mine Lamaque située à quelques minutes de Val-d'Or en Abitibi-Témiscamingue, possède des réserves de 1 086 000 onces et est l'emplacement tout indiqué pour accompagner ses employés dans leur développement.

Description générale du poste

La personne titulaire du poste assure la gestion quotidienne du bureau régional, la réception et le service aux usagers, tout en offrant un soutien administratif aux directions des services et opérations.

Elle a la responsabilité de réaliser les tâches administratives et logistiques permettant à l’adjoint·e exécutif·ve au Vice-Président Directeur Général (VPDG) de se consacrer aux activités stratégiques et à la gouvernance exécutive.

Sous la supervision hiérarchique du·de l’adjointe exécutive au VPDG, les missions essentielles de ce poste incluront :

- Accueillir les visiteurs, fournisseurs et partenaires, assurer leur orientation et leur prise en charge

- Répondre aux appels téléphoniques, filtrer, diriger et effectuer les suivis appropriés

- Gérer les demandes d’information générales du bureau régional

- Gérer le courrier : ouverture, tri, distribution, envois

- Gérer les fournitures, les réquisitions de papeterie et les commandes

- Assurer la gestion des salles de réunion et des espaces communs

- Coordonner la logistique de base pour les rencontres internes et visites non corporatives

- Soutenir la préparation et la mise en forme de documents, outils ou présentations simples

- Appuyer les départements de services pour certains événements internes et tâches logistiques

- Réaliser les demandes d’achat, comptes de dépenses et diverses entrées administratives

- Prendre en charge les tâches opérationnelles déléguées (logistique, documents simples, organisation)

- Supporter la gestion administrative des demandes d’investissements communautaires (dons et commandites)

- Supporter la gestion administrative locale qui seront rattachés à certains projets corporatifs des services régionaux

- Préparer les espaces, les documents et certains suivis pour les réunions

- Assurer le relais administratif entre la direction et les employé·e·s du bureau régional

- Procéder au classement physique et numérique de documents

- Assurer la coordination avec les services corporatifs ou externes selon les besoins

- Maintenir un environnement de travail dans un état ordonné, propre et sécuritaire

- Appliquer et respecter toutes les normes, réglementations, standards, codes et lois en vigueur chez Eldorado Gold et au Québec

- Exécuter toutes autres activités que pourraient lui confier ses supérieur·e·s.

Profil recherché

- Technique en bureautique ou DEP en secrétariat

- 2 à 3 années d’expérience en secrétariat, réception ou soutien administratif

- Être familier avec les logiciels Word, Excel, PowerPoint

- Maîtrise du français et de l’anglais (niveau professionnel) dû à des interactions (occasionnelles) verbales et écrites avec le bureau corporatif (Vancouver)

- Connaissance de SAP (atout).

Compétences clés

- Excellente organisation de travail et gestion des priorités

- Rigueur, polyvalence et sens du service

- Communication claire et professionnelle

- Aisance relationnelle, attitude accueillante

- Discrétion et respect de la confidentialité

Conditions de travail

- Travail en position assise et debout

- Travail devant un écran

Horaire : 5-2-4-3 ou 5-2

Eldorado Gold Québec offre des possibilités d'emploi égales à tous les candidats et employés et ne fait aucune discrimination fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe, le pays d'origine, l'âge ou le handicap. Seuls les candidats retenus seront contactés pour le processus d'entrevue.