Adjoint(e) administrative/réceptionniste

Adjoint(e) administrative - réceptionniste

Située dans un lieu enchanteur et paisible le long du lac Saint-Louis dans l’Ouest-de-l’Île de Montréal, la Ville de Baie-D’Urfé compte près de 4 000 résidents. Possédant un statut bilingue la ville est reconnue pour l’excellence de ses services municipaux et l’engagement de son personnel. La Ville souhaite procéder à l’embauche sur une base permanente et à temps plein d’un(e) adjoint(e) administrative – réceptionniste.

Relevant du coordonnateur des communications, vous effectuerez diverses tâches pour la réception et de secrétariat reliées au déroulement des activités courantes.

Responsabilités

· Accueillir et renseigner les résidents et visiteurs; recevoir et effectuer le tri des demandes et y répondre ou acheminer les appels téléphoniques au bon service ou à la bonne personne.

· Ouvrir et fermer l’hôtel de ville.

· Remplir des formulaires avec les citoyens (déneigement, licences pour chiens, billets d'autobus, demande de chèque pour les subventions offertes par la ville, etc.) et transmettre les accusés de réception des appels d'offres.

· Percevoir certaines sommes d’argent et transmettre un reçu, gérer la petite caisse et le coffre-fort.

· Recueillir, trier et acheminer le courrier et divers documents.

· Gérer les boites de courriels et la papeterie.

· Effectuer des tâches reliées à la mise à jour du contenu au babillard électronique, ajouter des documents et du contenu au site web, procéder à l'envoi de l'infolettre ainsi que rédiger, mettre à jour et mettre en page divers documents liés aux communications.

· Opérer des appareils et équipements auxiliaires pour accomplir son travail : ouvreuse de courrier, photocopieuse, calculatrice, timbreuse, machine interac, boudineuse, plieuse, tranche, etc. ; obtenir les informations nécessaires pour le bon fonctionnement de ces appareils et équipements.

· Rendre disponible et s’assurer de la mise à jour des divers documents d'information pour la clientèle (magazines, dépliants et formulaires).

· Agir à titre de commissaire à l’assermentation.

· Effectuer les travaux de secrétariat pour les gestionnaires de la ville tels que rédiger des lettres, procès-verbaux, rapports, notes de services et communiqués.

· Réviser et corriger différents documents.

· Effectuer du travail général de bureau : classement, photocopies, assemblage de documents, des réquisitions, etc.

· Organiser des activités sociales et autres évènements pour les employés de la ville.

· Exécuter toutes autres tâches reliées à sa fonction.

Conditions de travail

- Poste syndiqué, permanent, à temps plein, à raison de 35 heures par semaine et le vendredi termine à 13 h.

- Salaire selon la convention collective en vigueur.

- Nous offrons une rémunération et une gamme d’avantages sociaux concurrentiels.

Compétences et habiletés recherchées

- Sens des priorités et d’organisation de ses tâches

- Facilité pour le travail d’équipe, polyvalence, autonomie et débrouillardise

- Entregent et très bonnes habiletés en communication et service à la clientèle

- Connaissance des logiciels de la Suite Microsoft

- Apte à communiquer en français et anglais (parlé et écrit)

Exigences

- Diplôme d’études professionnelles en secrétariat, ou attestation d’études collégiales (AEC) ou expérience pertinente

- 2 années d’expérience dans un emploi similaire et le domaine municipal, un atout

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Avantages :

Horaire :

Lieu du poste : En présentiel