Site Administrator

Job Description Summary Job Description Description De Poste

L’adjoint(e) administratif(ve) fournit un soutien administratif et comptabilité afin de répondre aux besoins opérationnels quotidiens sur le chantier. Cette personne joue un rôle important de soutien pour assurer le bon fonctionnement des différents services de l’entreprise. Les tâches et responsabilités comprennent, sans s’y limiter, ce qui suit :

Paie

- Remplir tous les formulaires requis et les transmettre aux sous-traitants pour l’embauche de nouveaux membres d’équipe

- Effectuer la préparation et la transmission hebdomadaires de la paie des employés et des sous-traitants

- Assister les employés pour toute question administrative (paie, assurances collectives, etc.)

- Transmettre les heures finales au service désigné

Contrôle des couts

- Tenir à jour le registre des bons de commande (ajout de nouveaux bons de commande, augmentations, etc.)

- Effectuer le rapprochement des bons de commande.

- Assurer le suivi des heures dans les outils de suivi et de production de rapports du chantier

- Assurer le suivi des coûts d’exploitation du site

Approvisionnement

- Fournir toutes les informations nécessaires pour les nouveaux bons de commande, les augmentations de bons existants et l’ajout de postes à des bons de commande existants au PMCC (estimations de coûts, énoncé des travaux/SOW, soumissions, procédures, plans)

- Créer des demandes d’achat (PR) à partir de Smartsheet ou créer des entrées dans le Smartsheet Increase/Mod pour les bons de commande existants

- Suivre toutes les commandes et la réception des marchandises sur le site

- Créer les GR et les SES pour les factures liées aux marchandises reçues

- Rassembler toute la documentation pour la facturation (approbation, facture, bon de livraison)

- Documenter toutes les informations relatives aux factures dans le registre des bons de commande.

- Approuver les factures, selon les limites d’autorisation établies

- Aider les fournisseurs dans leurs communications avec le service des comptes fournisseurs pour le paiement des factures

- Soumettre des billets/incidents au besoin pour résoudre les problèmes de facturation

Responsabilités liées au contrat avec le client

- o Assurer le suivi de la réception hebdomadaire des relevés de paie certifiés (Certified Payrolls) de tous les sous-traitants concernés sur le site

- o Entrer toutes les données pertinentes dans les systèmes de suivi du client.

- SST (santé, sécurité au travail et environnement)

- o Fournir les heures mensuelles du site au responsable SST pour le rapport mensuel

Soutien administratif général au chantier

- Soutenir les ressources en assurance de la qualité dans leurs tâches administratives.

- Soutenir les ressources en SST/EHS dans leurs tâches administratives

- Aider à la coordination des déplacements et de l’hébergement des ressources sur le site

- Assister avec l’accueil et accès au chantie

- Exigences principales :

- Diplôme d’études collégiales ou universitaires recommandé (un atout)

- Connaissance et utilisation des outils informatiques (SAP, Excel, Word, etc)

- Expérience sur un chantier de construction (un atout)

- Personne motivée, proactive, autonome, possédant de bonnes habiletés en résolution de problèmes

- Minimum de 5 ans d’expérience en administration

- Respect de toutes les politiques, réglementations de conformité et règles de santé et sécurité de GE et des lois applicables au Canada

Responsibilities

The administrative assistant provides administrative and accounting support to help meet the daily operational on-site needs of the company. This person will play an important support role in ensuring the smooth operation of the various departments of the company. Duties and responsibilities include, but are not limited to the following:

Payroll

- Complete all required forms and submission of forms to sub-contractors for new hire crew members

- Weekly completion and submission of payroll subcontractor employees

- Assist employees with any admin issues (pay, insurance, etc.)

- Submit final hours to designated department for system entry

Cost Control

- Maintain Purchase Order Register (update with new PO’s, increases, etc.)

- Reconciliation of PO’s

- Tracking of hours on site reporting tools

- Tracking of site running costs

Procurement

- Provide all necessary information for new PO’s, increase of existing PO’s, additions of line items to existing PO’s to PMCC. (Cost Estimates, SOW, quotes, procedures, drawings)

- Create PR’s from Smartsheet or create entries in Increase/Mod Smartsheet for existing PO’s

- Track all onsite ordering and receipt of goods

- Create GR’s and SES’s for invoices with goods received

- Gather all documentation for invoice (approval, invoice, packing slip)

- Document all invoice information on PO Register

- Approval of invoices

- Assist vendors in communication with Accounts Payable for invoice payments

- Submit tickets for invoicing issues

- Client Contract Responsibilities

- Track receipt of weekly Certified Payrolls received by all site subcontractors applicable

- Enter all relevant data in customer tracking systems

- EHS

- Provide monthly site hours to site EHS leader for EHS Monthly Report.

- General Site Admin support Support Quality Assurance resources with admin tasks

- Support EHS resources with admin tasks

- Help with the travel and living coordination of site resources

- Assist with site on boarding and access

Key Requirements

- College Degree Recommended (not mandatory)

- Knowledge and use of IT tools (SAP, excel, WORD, etc.)

- Experience at construction site recommended.

- Motivated, proactive, and autonomous, problem solver

- Minimum 5 years administration experience.

- Must adhere to all compliance and safety GE regulations.

Additional Information

Relocation Assistance Provided:

No

- This is a remote position