Accounts and Payroll Administrator

This position does not need to be based in Ottawa as we span from AB to NL. / Ce poste ne nécessite pas d'être basé à Ottawa, car nous couvrons une zone allant de l'Alberta à Terre-Neuve-et-Labrador.

Overview/ Aperçu

Eastern Canada Response Corporation (ECRC) is a federally certified marine oil spill response organization operating across Eastern Canada. Our mandate supports environmental protection, regulatory compliance, and national response readiness. Accuracy, reliability, and trust are foundational to our operations — including payroll and employee benefits.

SIMEC est un organisme fédéral certifié spécialisé dans les interventions en cas de déversement d'hydrocarbures en mer, qui opère dans tout l'est du Canada. Notre mandat consiste à soutenir la protection de l'environnement, la conformité réglementaire et la préparation nationale aux interventions. La précision, la fiabilité et la confiance sont les fondements de nos activités, y compris la paie et les avantages sociaux des employés.

Position Summary/ Résumé du poste

We are seeking a HR & Payroll Administrator to manage full-cycle payroll, HR & benefits administration for a multi-provincial workforce. This role plays a key part in organizational stability and regulatory compliance and works closely with Finance, HR, and senior leadership.

This position is well suited to a detail-oriented payroll professional who values accuracy, confidentiality, and operational reliability within a regulated environment.

Nous recherchons un administrateur des ressources humaines et de la paie pour gérer l'ensemble du cycle de la paie, des ressources humaines et des avantages sociaux d'un effectif réparti dans plusieurs provinces. Ce poste joue un rôle clé dans la stabilité organisationnelle et la conformité réglementaire et implique une collaboration étroite avec les services financiers, les ressources humaines et la haute direction.

Ce poste convient parfaitement à un professionnel de la paie soucieux du détail qui apprécie la précision, la confidentialité et la fiabilité opérationnelle dans un environnement réglementé.

Duties / Fonctions

Payroll Administration/ Administration de la paie

- Administer full-cycle Canadian payroll (semi-monthly) for salaried and hourly employees across Ontario, Quebec, and Atlantic Canada/ Gérer le cycle complet de la paie canadienne (bimensuelle) pour les employés salariés et horaires en Ontario, au Québec et dans les provinces de l'Atlantique.

- Process payroll using Ceridian Dayforce, ensuring accuracy and legislative compliance/ Traiter la paie à l'aide du logiciel Ceridian Dayforce, en veillant à l'exactitude et à la conformité législative.

- Manage payroll inputs including time, overtime, vacation, leaves, bonuses, and adjustments/ Gérer les données de paie, notamment les heures, les heures supplémentaires, les vacances, les congés, les primes et les ajustements.

- Ensure compliance with statutory requirements (CPP, EI, QPP, QPIP, income tax, WSIB/CNESST)/ Veiller au respect des exigences légales (RPC, AE, RRQ, RRQP, impôt sur le revenu, CSPAAT/CNESST).

- Prepare payroll journal entries and reconcile payroll-related accounts in software (Sage, Oracle NetSuite, Zone, etc.)/ Préparer les écritures comptables relatives à la paie et rapprocher les comptes liés à la paie dans les logiciels (Sage, Oracle NetSuite, Zone, etc.).

- Manage year-end activities including T4s, RL-1s, ROEs, etc/ Gérer les activités de fin d'année, notamment les formulaires T4, RL-1, RE, etc

Benefits & Pension Administration/ Administration des avantages sociaux et des retraites

- Administer group benefits programs (including health, dental, etc.)/ Gérer les programmes d'avantages sociaux collectifs (y compris les soins de santé, les soins dentaires, etc.)

- Coordinate employee enrollments, terminations, leaves, and status changes/ Coordonner les inscriptions, les départs, les congés et les changements de statut des employés

- Act as liaison with benefits providers and pension administrators/ Assurer la liaison avec les prestataires d'avantages sociaux et les administrateurs de retraite

- Support benefits renewals and reporting/ Assister au renouvellement des avantages sociaux et à l'établissement des rapports

- Respond to employee payroll and benefits inquiries professionally and confidentially/ Répondre de manière professionnelle et confidentielle aux questions des employés concernant leur paie et leurs avantages sociaux

Human Resources / Ressources humaines

- Maintain complete and accurate HR files and records (hires, transfers, promotions, compensation changes, leaves, terminations)/ Tenir à jour des dossiers et des registres RH complets et précis (embauches, mutations, promotions, changements de rémunération, congés, licenciements).

Rédiger et gérer les lettres d'embauche, les avis de changement et les accusés de réception des politiques.

- Draft and manage employment letters, change notices, and policy acknowledgments/ Rédiger et gérer les lettres d'embauche, les avis de changement et les accusés de réception des politiques.

- Ensure HR records meet audit, privacy, and retention standards; prepare and support internal/external audits/ Veiller à ce que les dossiers RH répondent aux normes d'audit, de confidentialité et de conservation ; préparer et soutenir les audits internes/externes.

- Respond to employee payroll and benefits inquiries professionally and confidentially/ Répondre de manière professionnelle et confidentielle aux questions des employés concernant leur paie et leurs avantages sociaux.

- Serve as a backup for the Finance and Accounting department/ Servir de soutien au service des finances et de la comptabilité

Experience /Expérience

- Minimum of 3–6 years of Canadian payroll and benefits experience/ Au moins 3 à 6 ans d'expérience dans le domaine de la paie et des avantages sociaux au Canada.

- Experience with Ceridian Dayforce or similar payroll systems (required or strong asset)/ Expérience avec Ceridian Dayforce ou des systèmes de paie similaires (obligatoire ou atout important).

- Experience with Oracle NetSuite or similar ERP systems (strong asset)/ Expérience avec Oracle NetSuite ou des systèmes ERP similaires (atout important).

- Solid knowledge of Ontario, Atlantic and Quebec payroll legislation/ Connaissance approfondie de la législation en matière de paie en Ontario, dans les provinces de l'Atlantique et au Québec.

- PCP (Payroll Compliance Practitioner) designation preferred/ Certification PCP (Payroll Compliance Practitioner) préférable.

- Strong Excel and payroll reporting skills/ Solides compétences en Excel et en production de rapports de paie.

- Bilingual (English/French) /Bilingue (anglais/français).

This role is integral to maintaining accurate financial records and supporting our organization's human resources functions. The successful candidate will demonstrate professionalism, discretion, and a strong understanding of payroll operations. / Ce poste est essentiel pour tenir des registres financiers précis et soutenir les fonctions ressources humaines de notre organisation. Le candidat retenu fera preuve de professionnalisme, de discrétion et d'une solide compréhension des opérations liées à la paie.

Job Types: Full-time, Permanent

Pay: From $50,450.64 per year

Benefits:

- Dental care

- Extended health care

- Paid time off

- RRSP match

Work Location: Hybrid remote in Ottawa, ON K1P 5H9