Assistant(e) aux ventes

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RAISON D’être de la fonction

Le titulaire sera responsable de valider l’informations des commandes entrées dans le système de gestion intégré (PGI/ERP), coordonner la logistique à la fin du processus de production, effectuer la facturation finale, et toute autres taches connexes.

RESPONSABILITÉS

· Valider les informations des nouvelles commandes saisies par les vendeurs dans le système de gestion intégré (PGI/ERP)

· Envoyer les accusés de réceptions

· Envoi électronique des dessins pour approbation pour certains clients

· Participer à la mise à jour des commandes dans le système de gestion intégré (PGI/ERP)

Coordonne le montage et impression des manuels d’opération, de maintenance et des impressions des dessins finaux des projets

· Assurer la facturation en cours de projet pour les départements Commercial et Service Après-Vente

· Classer les photos de transport et les preuves de livraison dans les dossiers contractuels

· Organiser et planifier les transports en collaboration avec la production interne, les transporteurs et les clients, incluant la préparation des documents requis pour le transport (Canada et États-Unis) ainsi que la coordination des ramassages et des livraisons

· Surveiller la boîte courriel du département et assurer la répartition efficace des messages aux collègues concernés

EXIGENCES

· Formation ou expérience pertinente en soutien administratif, bureautique ou coordination

· D’un (1) an à trois (3) ans d’expérience

· Expérience en transport et/ou import/export (douanes) constitue un atout

· La connaissance d’un système de gestion intégré (PGI/ERP) constitue un atout

COMPÉTENCES

· Bilingue, donc excellente maîtrise du français et de l’anglais – le titulaire sera en communication avec des clients anglophones

· Forte aptitude pour la rédaction dans les deux langues

· Bonne gestion de priorités

· Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel) ainsi que des outils de création et de gestion de fichiers PDF

HABILETÉS INTERPERSONNELLES

· Communication et qualité des relations interpersonnelles

· Approche client et satisfaction de la clientèle

· Organisation du travail

· Travail d’équipe et collaboration

· Autonomie et jugement

CONDITIONS D’EMPLOI

· Ex : Poste permanent, à temps plein 37,5h

· Horaire du lundi au jeudi et le vendredi ferme à midi.

· Environnement de travail : espace ouvert de bureaux partagés

· Assurances collectives payées à 70% par l’employeur

· Horaire flexible et télétravail hybride, à concurrence de 2 jours par semaine;

Emspec s'est engagé à créer un environnement diversifié et est fier d'être un employeur qui offre les mêmes chances à tous. Tous les candidats qualifiés seront considérés pour un emploi sans distinction de race, de couleur, de religion, de genre, d’identité, d’orientation sexuelle, de nationalité, de génétique, d’âge, de handicap, de statut de vétéran ou de toute autre caractéristique protégée par le gouvernement fédéral, les provinces, ou les lois locales

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English version

PURPOSE OF THE ROLE

The incumbent will be responsible for validating the information of orders opened in the Enterprise Resource Planning (ERP) system, coordinating logistics, performing final invoicing, and other related tasks.

RESPONSABILITIES

· Validate the information of new orders entered by sales representatives in the Enterprise Resource Planning (ERP) system

· Send order acknowledgments

· Electronically send drawings for approval to certain clients

· Updating orders in the Enterprise Resource Planning (ERP)

· Coordinate the assembly and printing of operation and maintenance manuals, as well as final project drawings

· Handle invoicing during ongoing projects for the Commercial and After-Sales Service departments

· File transport photos and proof of delivery in contract folders

· Organize and plan transportation in collaboration with internal production, logistics partners, and clients, including preparing required documents for transport (Canada and USA) and coordinating pickups and deliveries

· Monitor the department’s email inbox and distribute messages to the appropriate colleagues

REQUIREMENTS

· Education or relevant experience in administrative support, office work, or coordination

· One (1) to three (3) years of experience

· Experience in transportation and/or import/export (customs) is an asset

· Knowledge of an Enterprise Resource Planning (ERP) system is an asset

SKILLS

· Bilingual: excellent command of French and English – the incumbent will communicate with English and French-speaking clients

· Strong writing skills in both languages

· Good priority management

· Proficient in Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel) and PDF creation/management tools

INTERPERSONAL SKILLS

· Communication and quality of interpersonal relationships

· Customer-oriented and client satisfaction approach

· Well-organized

· Teamwork and collaboration

· Autonomy and judgement

EMPLOYMENT CONDITIONS

· Permanent, full-time position (37.5 hours/week)

· Schedule: Monday to Thursday, Friday ends at noon

· Work environment: open office space

· Group insurance plan, 70% paid by the employer

· Flexible schedule and hybrid work-from-home arrangement (up to 2 days per week)

EMSPEC is committed to creating a diverse environment and is proud to be an equal opportunity employer. All qualified applicants will be considered for employment without regard to race, color, religion, gender, gender identity, sexual orientation, national origin, genetics, age, disability, veteran status, or any other characteristic protected by federal, provincial, or local laws.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Rémunération : à partir de 26,00$ par heure

Heures prévues : 37.5 par semaine

Avantages :

- Assurance Dentaire

- Assurance Maladie Complémentaire

- Assurance Vie

- Événements d'Entreprise

- Programme d'Aide aux Employés

- Programmes de Bien-être

- RVER

Langue:

- Anglais (Obligatoire)

- Français (Obligatoire)

Lieu du poste : Télétravail hybride à Bois-des-Filion, QC J6Z 4W4