Adjoint(e) exécutif(ve)

N.B. : Si vous êtes actuellement à l'emploi d'Hydro Ottawa et avez accès à Workday, posez votre candidature au moyen de l'application Workday.

Chez Hydro Ottawa, nous jouons un rôle dans l'électrification de la vie de chaque abonné.

En tant que distributeur d'électricité de la capitale nationale, notre travail alimente les activités essentielles que nous menons dans notre quotidien - à la maison, au travail et dans les loisirs. Et en tant que plus important producteur d'énergie propre appartenant à une municipalité en Ontario, nous ouvrons la voie à un avenir plus vert.

Nous sommes actuellement à la recherche de personnes audacieuses et innovantes pour nous accompagner alors que nous bâtissons - pour notre ville et notre planète - un avenir énergétique propre qui bénéficiera à de nombreuses générations.

Êtes-vous prêt.e à faire une différence dans notre communauté?

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

L'adjoint.e. exécutif.ive fournit des services de soutien au(à la) dirigeant.e. principal.e de l'information et de la technologie. Les responsabilités principales comprennent tenir le calendrier, assurer la coordination avec les parties prenantes internes et externes, accorder du soutien, travailler à des projets liés aux activités et gérer l'approvisionnement pour la division. Au nombre des autres responsabilités, on compte réviser et prioriser le courrier, les demandes de rencontres, les appels téléphoniques et les autres sujets en fonction des priorités stratégiques et quotidiennes et y donner suite, assurer la liaison avec le conseil d'administration, les autres membres de l'équipe de cadres supérieurs et les cadres supérieurs d'autres organismes, fournir des directives aux autres adjoint.e.s exécutif.ive.s, établir et maintenir les systèmes de gestion de documents, et prendre des mesures concernant les travaux courants et y donner suite au nom de l'équipe des cadres supérieurs.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Analyser le courrier et la correspondance entrants aux fins de distribution ou de mesures à prendre par le personnel approprié; mettre en œuvre des mesures concernant les questions courantes ou de procédure;

Établir, revoir et actualiser l'organisation et les procédures du bureau en vue d'assurer une exploitation efficace et de recommander des améliorations;

Faire le suivi des tâches et des projets afin d'assurer l'ordre de priorité des projets quant aux dates limites et aux développements organisationnels;

Évaluer la nature et la sensibilité des demandes orales et écrites, et prendre les mesures qui s'imposent;

Tenir un calendrier précis et détaillé, gérer et consigner les demandes de réunion entrantes, changer les heures de réunion, communiquer de manière proactive les changements, ainsi que prévoir les conflits d'horaires et y réagir;

Planifier des événements, tels que des ateliers hors site, de même que les journées de réflexion. Peut comprendre la planification d'itinéraires, de voyages et d'hébergement pour la nuit, dont la négociation de tarifs d'entreprise ainsi que l'aide aux facilitateurs dans le cadre des plans préparatoires;

Préparer les réponses routinières aux fins de signature; faire de la recherche et recueillir la documentation pertinente à l'appui des réponses plus complexes;

Assurer la sécurité des dossiers très délicats et très confidentiels;

Assurer la liaison avec l'équipe interne, offrir du soutien au besoin;

Entreprendre des tâches spéciales, selon la demande;

Adopter et promouvoir de nouvelles technologies et processus d'affaires au besoin;

Assurer la liaison avec les communications externes et externes ainsi que les médias et prêter main-forte lors de la coordination de la diffusion des communiqués internes ou externes, selon la demande;

Assumer les fonctions de secrétaire rapporteur, dont fixer les rencontres, élaborer et distribuer les ordres du jour; tenir les procès-verbaux et faire le suivi des mesures à prendre;

Préparer des rapports spécialisés et fournir des options ou des recommandations au besoin;

Saisir les demandes d'achat, traiter les bons de commande et prêter main-forte lors de l'achat de logiciels et de services par le biais du système PGI, à l'appui des besoins opérationnels;

Exécuter les processus et procédures administratifs (p. ex., frais de déplacement, congé, préparation de salles de réunion), et ce, conformément aux politiques, lignes directrices et procédures de la Société;

Faire un suivi du budget et des bons de travail; effectuer un rapprochement des factures;

Traiter et enregistrer diverses ententes et contrats;

Assurer la liaison avec les consultants retenus. Fixer des réunions, traiter les factures en vue de leur règlement;

Répondre aux questions et préoccupations d'ordre général soulevées par le personnel, y compris les adjoint.e.s exécutif.ive.s, relativement à la politique ou aux procédures;

Assurer une interaction cohérente et efficace avec les autres à la grandeur de l'organisme;

Assurer la liaison avec les clients clés concernant les demandes des clients, les demandes de renseignements, de même que les demandes de participation ou de représentation aux réunions;

Revoir et modifier les documents;

Suivre les charges mensuelles ayant un effet sur la trésorerie et les relevés de carte de crédit et en faire le rapprochement ainsi que remplir et soumettre les rapports en temps opportun;

Répondre directement aux demandes de renseignements; calmer les clients dont les préoccupations ont été renvoyées à l'échelon supérieur;

S'acquitter d'autres tâches au besoin.

SCOLARITÉ ET EXPÉRIENCE

Diplôme d'études postsecondaires dans un domaine connexe, de préférence en administration de bureau;

Plusieurs années d'expérience en gestion de l'administration d'un bureau d'un cadre dirigeant ou d'un.e directeur.trice;

Plusieurs années d'expérience à des niveaux de responsabilité croissante à titre de secrétaire;

Les candidat.e.s qui possèdent une expérience et formation officielle et dont la fiche de service atteste d'un rendement satisfaisant et d'aptitudes manifestes pourront ne pas être tenus de satisfaire à l'exigence relative aux études requises;

Capacité à travailler dans un milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide et parfois imprévisible; capacité à bien travailler sous pression, ainsi qu'à respecter des délais serrés;

La connaissance de la langue anglaise est essentielle, et ce, tant à l'oral qu'à l'écrit; le bilinguisme (français et anglais) constituera un atout;

Solides compétences en informatique; maîtrise des outils de collaboration et de productivité au bureau, de préférence Google Workspace et MS Office;

La connaissance pratique de Workday et JD Edwards constituera un atout.

Si vous voulez vous joindre à notre entreprise et saisir cette occasion stimulante, veuillez soumettre une lettre de présentation et un curriculum vitae en précisant les raisons pour lesquelles vos qualifications conviennent aux exigences de ce poste.

Il s'agit d'un poste au sein du groupe de gestion et le salaire sera à la mesure des compétences du(de la) candidat.e retenu.e.

Hydro Ottawa propose un modèle de travail hybride qui est propre à chaque poste. On discutera des détails de ce modèle de travail hybride avec les candidat.e.s retenu.e.s.

Il se peut qu'Hydro Ottawa utilise l'intelligence artificielle (" IA ") au cours du processus de recrutement en vue de faciliter la présélection et la sélection des candidat.e.s.

Emplacement:

Ottawa, ON

Minimum de l'échelle salariale:

$62,098.18

Maximum de l'échelle salariale:

$93,205.53

Date limite pour postuler (s'il y a lieu):

May 16, 2025

Hydro Ottawa s'engage à établir un effectif compétent qui reflète la diversité de la population que nous desservons. Nous encourageons donc toute personne qualifiée à poser sa candidature. Nous sommes également déterminés à supprimer les obstacles existants à l'emploi et à éviter d'en créer de nouveaux. Pour toute question relative à l'accessibilité ou à l'adaptation, n'hésitez pas à communiquer avec nous.

Les candidats sélectionnés doivent être légalement admissibles à travailler au Canada.